Proceso RMA

Pedidos cancelados
A/A aceptará la cancelación de Órdenes de compra (PO) sin cargos por resurtido en las siguientes condiciones:
 A/A no haya comenzado la producción de los productos manufacturados.
 A/A no haya colocado ninguna orden de compra con nuestros proveedores de un producto que no sea inventario o de un producto especial.
 A/A no haya recogido, empacado y/o enviado aún el producto.
La cancelación de órdenes que no cumplen las condiciones anteriores se puede aprobar con consideración especial y estará sujeta a un cargo de resurtido, o cargo de cancelación, mínimo de 30%.

Devoluciones autorizadas
A/A autorizará la devolución de producto con un cargo por resurtido mínimo de 30% en las siguientes condiciones.
 El producto debe haber sido comprado en los últimos seis meses.
 A/A debe considerar que el producto es un artículo de inventario
 El producto debe estar en un estado en que se pueda volver a vender.

Evaluaciones de producto
A/A autorizará la devolución del producto para su evaluación tras llenar el formulario de RMA. (ver anexo)
 A/A, tras terminar la evaluación, reparará, reemplazará o emitirá un crédito por el
producto defectuoso si se determina que la causa de la falla es responsabilidad de A/A. A/A conserva el derecho exclusivo
de determinar la acción correspondiente.
 A/A notificará al cliente si se determina que la causa de la falla se debe al uso y desgaste normal
después del vencimiento de la garantía, mala aplicación o uso inadecuado. En el caso de que la falla
no sea responsabilidad de A/A el cliente determinará qué acción correctiva se emprenderá.
A/A no procederá con una reparación ni reemplazo antes de que el cliente emita una orden de compra.
La orden de compra debe cubrir todos los gastos en que haya incurrido A/A.

Flete
El cliente es responsable de todos los costos de flete relacionados con una devolución que no se atribuya directamente a un error de A/A
o una falla de producto cubierta por la garantía. Todas las devoluciones se enviarán pagadas; los embarques con cargo al destinatario se rechazarán
y se devolverán al Cliente.
 A/A será responsable de todos los costos de flete estándares para evaluaciones de productos en los que se determine
que la causa de la falla es responsabilidad de A/A.

El término R.M.A. es la sigla en inglés para Return Merchandise Authorization, que significa Autorización de Devolución o Re-Cambio de Mercadería. Si Latinizamos el término, podríamos animarnos a ponerlo así: RMA = Reposición de Mercadería Adquirida.
El Término D.O.A. es también una sigla inglesa: Death On Arrival, y que significa “Muerto al llegar” o “Muerto a su arrivo”. Este término se aplica a productos que tienen defectos de fábrica y nunca llegaron a funcionar.
Para el Proceso de RMA se deben tomar en cuenta las Políticas de Garantía de Netcorp, y partiendo de ellas podemos agregar que:
NETCORP es Representante y Distribuidor Autorizado de los productos que vende y el fabricante es el responsable de sus garantías. NETCORP tramitará dicha garantía con el respectivo fabricante para su reparación o reposición según sus normas y revisiones técnicas pertinentes, o por cuenta propia según el caso y el producto.
En ningún caso NETCORP es responsable por el funcionamiento, compatibilidad, duración o uso de los productos vendidos. Algunos productos cuentan con Centros Autorizados de Servicio Técnico los cuales son los encargados y responsables de la reparación o reposición de un producto en cuestión y su garantía correspondiente. NETCORP no está autorizado a revisar, reparar o reponer en la mayoría de los casos dichos productos, cuyos fabricantes cuenten con un Centro Técnico Autorizado, tan sólo a remitirlos a sus Centros Técnicos Autorizados respectivos, los mismos que se harán cargo de su garantía. Estos casos serán especificados detalladamente por cada Fabricante en sus diferentes líneas de productos.
No se aceptan devoluciones de ningún tipo, aun cuando el producto esté defectuoso (salvo ciertas excepciones claramente especificadas como D.O.A.) o no sea compatible con otros productos del Cliente. Estos casos seguirán el proceso normal de RMA:

1) El Cliente entrega el producto al Encargado de RMA.

2) El Encargado de RMA debe exigir al Cliente la Nota de Venta de dicho producto, constatar el Número de Serie (Serial) con la Nota y verificar que se encuentre dentro del periodo de garantía, verificar sellos y otros requerimientos para que el producto pueda aplicar a entrar en el proceso de RMA. El producto debe estar en buen estado y con todos sus accesorios, no presentar golpes, raspones, etc., ni seña alguna haber sufrido un daño por mal manipuelo o utilización.)

3) El encargado de RMA revisa en presencia del Cliente el buen estado del producto, así como de los sellos de seguridad y garantía. A su vez verificará que el producto no esté alterado, golpeado o “rayado”. Cualquier anomalía en el producto lo dejará automáticamente fuera de garantía.

4) El Cliente deberá entregar el producto con todos sus accesorios tal cual fue entregado en Almacén (caja, manuales, drivers, cables, etc), para que el ingreso del producto a RMA sea procedente.

5) El Encargado de RMA crea una nueva Nota de RMA para el producto con la Nota de Venta presentada por el Cliente y se establece una Entrega Estimada. Todo producto que ingresa a RMA debe ser sometido a revisión por el Dpto. Técnico en conjunto con Almacén en algunos casos, teniendo esto un tiempo de espera a determinarse según la carga de trabajo del Dpto. Técnico.

6) El Producto pasa a una verificación y revisión por un Técnico designado por el Encargado de RMA. Dicha revisión tiene un plazo máximo de 24 horas o según la disponibilidad de tiempo del Departamento Técnico, para dar su informe correspondiente al encargado de RMA para la toma de decisión en el proceso de RMA. En este punto el Técnico asignado elabora un Informe Técnico correspondiente a la Nota de RMA.

7) Si el producto es devuelto antes de las 48hrs. y no hay ningún indicio de maltrato, o daño inflingido por el usuario como en los puntos anteriormente mencionados y en las políticas de garantía, el producto será considerado DOA (Death On Arrival = Falla de Fábrica) y se procederá a generar una Autorización para RMA del producto (previa revisión técnica), sujeta a los niveles de Stock o a los acordados con el Cliente (o cambio por otro producto similar). Caso contrario se procederá a enviar el producto al Fabricante para aplicar a su garantía, si este cuenta con un Centro Técnico Autorizado.

8) El reemplazo de la mercadería siempre estará sujeta a los niveles de stock de NETCORP, o a las disposiciones de los Centros Técnicos Autorizados según sea el caso.

9) (Del punto 15 de las Políticas de Garantías) Todo producto cuya garantía sea igual o mayor a 1 mes (1M), del cual Netcorp sea el directo responsable por su garantía; es decir que no cuenta con la garantía de un Centro Técnico Autorizado, y sea ingresado a R.M.A pasado este tiempo (1 Mes), Netcorp enviará el producto al Fabricante o Proveedor, debiendo el Cliente esperar su devolución un tiempo entre 30 a 45 días. En estos casos la reparación o reposición del producto en cuestión dependerá del Fabricante. Netcorp actúa en ente punto como un intermediario de la garantía corriendo con todos los gastos de envío de ida y vuelta del producto.

10) Con la Autorización de RMA el Cliente, podrá pasar al Dpto. de RMA para el procedimiento de la entrega o cambio, antes por CAJA si tuviera que aumentar alguna diferencia en caso de cambio de producto, y finalmente por Almacén para la salida respectiva del nuevo ítem. En este punto el Cliente será guiado por el encargado de RMA.

NORMA ICONTEC

Las normas ICONTEC se utilizan para la presentación de trabajos en la mayoría de instituciones educativas. Es el sistema más difundido en Colombia y proviene del Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. Combina los lineamientos de la International Organization for Standarization (ISO) y el sistema latino. Una de sus características es la utilización de superíndices para hacer un llamado de una nota a pie de página en la que se escribe la referencia bibliográfica completa. También se puede reconocer por el uso de expresiones abreviadas en latín para evitar la repetición de referencias: ibíd., op. cit., idem., etc.

El fin de estas normas, además de estandarizar todas las características de presentación de los trabajos, es ofrecer un documento con suficiente estética, ortografía, redacción y un lenguaje profesional para cada uso. Estas normas se pueden aplicar en la realización de las siguientes tareas:Ensayos, Informes científicos y técnicos, Monografías, Tesis, Trabajos de grado, Trabajos de introducción a la investigación, Trabajos de investigación profesional y otros del mismo tipo.

Los trabajos deben cumplir los siguientes requisitos:

Papel: El tamaño debe ser carta o A4, escrito por una sola cara. Su color debe facilitar la impresión y la lectura.

Márgenes e interlineado:
Superior: 3 cm. (4 cm. si es un título)Izquierdo: 4 cm.Derecho: 2 cm.Inferior: 3 cm.(número de página a 2 cm. y centrado)

El trabajo se debe escribir con un interlineado sencillo. Después de un punto seguido se deja un espacio y después de un punto aparte se dejan dos interlíneas.

Redacción:Se debe redactar todo el documento en forma impersonal, es decir, en tercera persona del singular. Por ejemplo: se hace, se define, se definió; en lugar de hicimos/hice, definimos/definí etc.

Fuente y tipo de letra:Se sugiere Arial 12

Portada:La portada u hoja de presentación debe incluir el TÍTULO DEL TRABAJO centrado, en la parte superior. El NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS DEL AUTOR Y AUTORES centrado, en la parte del medio de la hoja. En la parte inferior todo centrado debe ir el NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN, la DEPENDENCIA, la SECCIÓN O ÁREA, la CIUDAD y el AÑO. Todo lo anterior en mayúsculas sostenidas.

Contenido:
Si es necesario incluirlo, la palabra “Contenido” debe escribirse en mayúscula sostenida, centrada a 4 cm. del borde superior.

El número de la página correspondiente se debe ubicar en una columna hacia el margen derecho, encabezada con la abreviatura pág., escrita con minúscula y seguida de punto, a doble interlínea de la palabra contenido. El texto se inicia a doble interlínea de la abreviatura pág. Los títulos correspondientes a cada una de las divisiones se separan entre si con dos interlíneas, cualquiera que sea su nivel.

Ejemplo:
(4 cm.)
CONTENIDO
pág.
Título 1…………………………………………………………………
Título 2……………………………………………………………………

Introducción: Se encabeza con el título “introducción” escrito con mayúscula sostenida, centrado a 4 cm. del borde superior de la hoja, sin numeración, o con el número cero (0) seguido de punto. El texto se inicia a dos interlíneas contra el margen izquierdo.

Bibliografía:
La bibliografía comprende todos los materiales (libros, folletos, periódicos, revistas y fuentes registradas en otros soportes) consultadas por el investigador para sustentar sus trabajos. Cada referencia bibliográfica se inicia contra el margen izquierdo, se organizan alfabéticamente según el primer apellido de los autores citados o de los títulos cuando no aparece el autor o es anónimo.

BIBLIOGRAFIA (4 cm.)
ALDANA ROZO, Luís Enrique. Octava Jornada internacional de derecho penal.Bogotá: Universidad Externado de Colombia, 1987. 20p

BUNGE, Mario. La ciencia, su método y su filosofía. Buenos Aires: Ariel, 1970. 120p

--------. La investigación científica. 2 ED.Buenos Aires: Ariel, 1971. 380p.

Tipos de citas:
Cita directa: Es la que se transcribe textualmente.
Ejemplo: “La cita textual breve, de menos de cinco renglones, se inserta dentro del texto entre comillas, y el número correspondiente se coloca al final, después de las comillas y antes del signo de puntuación”1.

Cita indirecta: Es la que hace mención de las ideas de un autor con palabras de quien escribe. Se escribe dentro del texto, sin comillas, y el número de la referencia se escribe después del apellido del autor y antes de citar su idea.
Ejemplo: Como dice Londoño2, la mortalidad infantil conduce a empeorar la calidad de vida de Medellín.

Ibid: Se usa cuando una obra se cita más de una vez en forma consecutiva.
Ejemplo: Botero Uribe J. Ginecología y Obstetricia. Medellín: Universidad de Antioquia; 1989. p. 15
ibid., p. 150

Op. cit: Se usa para citar un autor y un documento que ya ha sido citado, pero no consecutivamente.
Ejemplo:
1. Botero Uribe J. Ginecología y Obstetricia. Medellín: Universidad de Antioquia; 1989. p.15

2. Álvarez Echeverri T. Dolor en cáncer. Medellín: Universidad de Antioquia; 1980. p.86

3. Botero, Op.cit., p.28

La referencia bibliográfica correspondiente a la cita se separa del texto con una línea horizontal continua de aproximadamente 12 espacios. Esta línea se traza desde el margen izquierdo después del último reglón del texto y separada de este por dos reglones.

Si es libro o folleto, la referencia contiene en su orden: Autor, Título. Edición (diferente de la primera). Ciudad: Editorial, fecha. Páginas utilizadas en el trabajo.
Ejemplo:MATURANA, Humberto. Emociones y lenguaje en educación y política. Santiago: Hachette, 1991. p. 153.

Si es revista se coloca: Autor, Título del artículo. La palabra En: Ciudad. Volumen (vol.), número (No.); (período y fecha); páginas consultadas.Ejemplo:AYLWIN, Nidia. Identidad e historia profesional. En: Revista Colombiana de Trabajo Social. Santa Fe de Bogotá, No. 13, 1999. p. 9 Si es periódico contiene: Autor. Título del artículo. La palabra En: Título del periódico. Ciudad (día, mes, año). Páginas de la sección consultada, número de la columna precedido por la letra “c”.
Ejemplo:
CARDOZO, Diego David. Claves de un perfil comercial. En: El Tiempo, Bogotá. (20, febrero, 2005) p. 4-1, c 1 – 4.

Referencias bibliográficas de Tesis y trabajos de investigación:
Apellido Inicial del Nombre. Título: subtítulo [Tesis, Monografía, Trabajo de grado o Trabajo de práctica.] Ciudad: Institución. Facultad; año de presentación. Paginación.
Ejemplo: Alcaraz M., Galeano A. El estatus de mujer indígena Kuna de Antioquia y su relación con el comportamiento productivo [Tesis de Maestría]. Medellín: Universidad de Antioquia. Facultad de Enfermería; 1995. 175 p.

INDICADORES DE GESTION

1. Que es un indicador de gestión?
Los indicadores de gestión son uno de los agentes determinantes para que todo proceso de producción, se lleve a cabo con eficiencia y eficacia, es implementar en un sistema adecuado de indicadores para calcular la gestión o la administración de los mismos, con el fin de que se puedan efectuar y realizar los indicadores de gestión en posiciones estratégicas que muestren un efecto óptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de información que permita comprobar las diferentes etapas del proceso logístico.
Hay que tener en cuenta que medir es comparar una magnitud con un patrón preestablecido, la calve de este consiste en elegir las variables críticas para el éxito del proceso, y con ello obtener una gestión eficaz y eficiente es conveniente diseñar un sistema de control de gestión que soporte la administración y le permite evaluar el desempeño de la empresa.
Un sistema de control de gestión tiene como objetivo facilitar a los administradores con responsabilidades de planeación y control de cada uno de los grupo operativo, información permanente e integral sobre su desempeño, que les permita a éstos autoevaluar su gestión y tomar los correctivos del caso.
2. ¿Porque es importante medir las diferentes operaciones para poder administrar?
Con el fin de que se puedan implementar indicadores en posiciones estratégicas que reflejen un resultado óptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de información que permita medir las diferentes etapas del proceso logístico.

3. Objetivos de los indicadores logísticos
• Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos
• Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales
• Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio prestado.
• Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final.
• Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.
• Compararse con las empresas del sector en el ámbito local y mundial (Benchmarking)
4. Esquemas de implantación de los indicadores de logística:

1- ABASTECIMIENTO
INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO)
Calidad de los Pedidos Generados Número y porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso, o sin necesidad de información adicional. Productos Generados sin Problemas x 100
________________________________________
Total de pedidos generados
Cortes de los problemas inherentes a la generación errática de pedidos, como: costo del lanzamiento de pedidos rectificadores, esfuerzo del personal de compras para identificar y resolver problemas, incremento del costo de mantenimiento de inventarios y pérdida de ventas, entre otros.
Entregas perfectamente recibidas Número y porcentaje de pedidos que no cumplen las especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor Pedidos Rechazados x 100
________________________________________
Total de Órdenes de Compra Recibidas
Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio, como: costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc.
Nivel de cumplimiento de Proveedores Consiste en calcular el nivel de efectividad en las entregas de mercancía de los proveedores en la bodega de producto terminado Pedidos Recibidos Fuera de Tiempo x 100
________________________________________
Total Pedidos Recibidos
Identifica el nivel de efectividad de los proveedores de la empresa y que están afectando el nivel de recepción oportuna de mercancía en la bodega de almacenamiento, así como su disponibilidad para despachar a los clientes


2. INVENTARIOS
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
FÓRMULA
IMPACTO (COMENTARIO)
Índice de Rotación de Mercancías
Proporción entre las ventas y las existencias promedio. Indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas.

Ventas Acumuladas x 100
________________________________________
Inventario Promedio

Las políticas de inventario, en general, deben mantener un elevado índice de rotación, por eso, se requiere diseñar políticas de entregas muy frecuentes, con tamaños muy pequeños. Para poder trabajar con este principio es fundamental mantener una excelente comunicación entre cliente y proveedor.
Índice de duración de Mercancías
Proporción entre el inventario final y las ventas promedio del último período. Indica cuantas veces dura el inventario que se tiene.
Inventario Final x 30 días
________________________________________
Ventas Promedio

Altos niveles en ese indicador muestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materialización inmediata y que esta corriendo con el riesgo de ser perdido o sufrir obsolescencia.
Exactitud del Inventario
Se determina midiendo el costo de las referencias que en promedio presentan irregularidades con respecto al inventario lógico valorizado cuando se realiza el inventario físico
Valor Diferencia ($)
________________________________________
Valor Total de Inventarios

Se toma la diferencia en costos del inventario teórico versus el físico inventariado, para determinar el nivel de confiabilidad en un determinado centro de distribución. Se puede hacer también para exactitud en el número de referencias y unidades almacenadas
3. ALMACENAMIENTO
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
FÓRMULA
IMPACTO (COMENTARIO)
Costo de Almacenamiento por Unidad
Consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el número de unidades almacenadas en un período determinado
Costo de almacenamiento
________________________________________
Número de unidades almacenadas

Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y así decidir si es mas rentable subcontratar el servicio de almacenamiento o tenerlo propiamente.
Costo por Unidad Despachada
Porcentaje de manejo por unidad sobre las gastos operativos del centro de distribución.
Costo Total Operativo Bodega
________________________________________
Unidades Despachadas

Sirve para costear el porcentaje del costo de manipular una unidad de carga en la bodega o centro distribución.
Nivel de Cumplimiento Del Despacho
Consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancías a los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un período determinado.
Número de despachos cumplidos x 100
________________________________________
Número total de despachos requeridos

Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribución y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega.
Costo por Metro Cuadrado
Consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega
Costo Total Operativo Bodega x 100
________________________________________
Área de almacenamiento

Sirve para costear el valor unitario de metro cuadrado y así poder negociar valores de arrendamiento y comparar con otras cifras de bodegas similares.
1.
4.TRANSPORTE
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
FÓRMULA
IMPACTO (COMENTARIO)
Comparativo del Transporte (Rentabilidad Vs Gasto)
Medir el costo unitario de transportar una unidad respecto al ofrecido por los transportadores del medio.
Costo Transporte propio por unidad
________________________________________
Costo de contratar transporte por unidad

Sirve para tomar la decisión acerca de contratar el transporte de mercancías o asumir la distribución directa del mismo.
Nivel de Utilización de los Camiones
Consiste en determinar la capacidad real de los camiones respecto a su capacidad instalada en volumen y peso
Capacidad Real Utilizada
________________________________________
Capacidad Real Camión (kg, mt3)

Sirve para conocer el nivel de utilización real de los camiones y así determinar la necesidad de optimizar la capacidad instalada y/o evaluar la necesidad de contratar transporte contratado
5. SERVICIO AL CLIENTE
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
FÓRMULA
IMPACTO (COMENTARIO)
Nivel de cumplimiento entregas a clientes
Consiste en calcular el porcentaje real de las entregas oportunas y efectivas a los clientes
Total de Pedidos no Entregados a Tiempo
________________________________________
Total de Pedidos Despachados

Sirve para controlar los errores que se presentan en la empresa y que no permiten entregar los pedidos a los clientes. Sin duda, esta situación impacta fuertemente al servicio al cliente y el recaudo de la cartera.
Calidad de la Facturación
Número y porcentaje de facturas con error por cliente, y agregación de los mismos.
Facturas Emitidas con Errores
________________________________________
Total de Facturas Emitidas

Generación de retrasos en los cobros, e imagen de mal servicio al cliente, con la consiguiente pérdida de ventas.
Causales de Notas Crédito
Consiste en calcular el porcentaje real de las facturas con problemas
Total Notas Crédito
________________________________________
Total de Facturas Generadas

Sirve para controlar los errores que se presentan en la empresa por errores en la generación de la facturación de la empresa y que inciden negativamente en las finanzas y la reputación de la misma.
Pendientes por Facturar
Consiste en calcular el número de pedidos no facturados dentro del total de facturas
Total Pedidos Pendientes por Facturar
________________________________________
Total Pedidos Facturados

Se utiliza para medir el impacto del valor de los pendientes por facturar y su incidencia en las finanzas de la empresa
2.
6 . FINANCIEROS
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
FÓRMULA
IMPACTO (COMENTARIO)
Costos Logísticos
Está pensado para controlar los gastos logísticos en la empresa y medir el nivel de contribución en la rentabilidad de la misma.
Costos Totales Logísticos
________________________________________
Ventas Totales de la Compañía

Los costos logísticos representan un porcentaje significativo de las ventas totales, margen bruto y los costos totales de las empresas, por ello deben controlarse permanentemente. Siendo el transporte el que demanda mayor interés.
Márgenes de Contribución
Consiste en calcular el porcentaje real de los márgenes de rentabilidad de cada referencia o grupo de productos
Venta Real Producto
________________________________________
Costo Real Directo Producto


Sirve para controlar y medir el nivel de rentabilidad y así tomar correctivos a tiempo sobre el comportamiento de cada referencia y su impacto financiero en la empresa.

Ventas Perdidas
Consiste en determinar el porcentaje del costo de las ventas perdidas dentro del total de las ventas de la empresa
Valor Pedidos no Entregados
________________________________________
Total Ventas Compañía

Se controlan las ventas perdidas por la compañía al no entregar oportunamente a los clientes los pedidos generados . De este manera se mide el impacto de la reducción de las ventas por esta causa
Costo por cada 100 pesos despachados
De cada 100 pesos que se despachan, que porcentaje es atribuido a los gastos de operación.
Costos Operativos Bodegas
________________________________________
Costo de las Ventas

Sirve para costear el porcentaje de los gastos operativos de la bodega respecto a la ventas de la empresa.

UBICACIÓN DE LOS OBJETOS
CALENTAMIENTO DIRECTO
Calentamiento no muy frecuente que consiste en efectuar el aporte de calor introduciendo la muestra que necesita ser calentada en la zona apropiada de la llama del mechero. A modo de ejemplo se pueden citar los siguientes casos específicos:
* Ensayos de caracterización de ciertos elementos metálicos: Perla de Bórax, Ensayos a la llama .
* Obtención de sustancias compuestas sobre laminas de sólidos

CALENTAMIENTO INDIRECTO
Calentamiento de uso más frecuente, pues abarca mayor cantidad de situaciones, que consiste en efectuar el aporte de calor interponiendo diferentes tipos de superficie(s) entre la muestra a calentar y la llama del mechero. A modo de ejemplo se pueden citar los siguientes casos específicos:
* Calentamiento en tubo de ensayo con pinza de madera.
* Calentamiento en crisol de porcelana con trípode y triángulo de pipas.
* Calentamiento en vaso de precipitados con trípode y tela de amianto.
* Calentamiento en baño de María, etc

CODIGO DE BARRAS



Código de barras EAN13




El código de barras es un código basado en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información. De este modo, el código de barras permite reconocer rápidamente un artículo en un punto de la cadena logística y así poder realizar inventario o consultar sus características asociadas. Actualmente, el código de barras está implantado masivamente de forma global.
La correspondencia o mapeo entre la información y el código que la representa se denomina simbología. Estas simbologías pueden ser clasificadas en dos grupos atendiendo a dos criterios diferentes:
• Continua o discreta: los caracteres en las simbologías continuas comienzan con un espacio y en el siguiente comienzan con una barra (o viceversa). Sin embargo, en los caracteres en las simbologías discretas, éstos comienzan y terminan con barras y el espacio entre caracteres es ignorado, ya que no es lo suficientemente ancho.
• Bidimensional o multidimensional: las barras en las simbologías bidimensionales pueden ser anchas o estrechas. Sin embargo, las barras en las simbologías multidimensionales son múltiplos de una anchura determinada (X). De esta forma, se emplean barras con anchura X, 2X, 3X, y 4X.
Historia
La primera patente de codigo de barras fue registrada en octubre de 1952 (US Patent #2,612,994). Por los inventores Joseph Woodland, Jordin Johanson y Bernard Silver en Estados Unidos. La implementación fue posible gracias al trabajo de los Ingenieros Raymond Alexander y Frank Stietz, el resultado de su trabajo fue un método para identificar los vagones del ferrocarril utilizando un sistema de automatico. No fue hasta 1966 que el codigo de barras comenzó a utilizarse comercialmente y no fue un éxito comercial hasta 1980.
Nomenclatura básica
• Módulo: Es la unidad mínima o básica de un código. Las barras y espacios están formados por un conjunto de módulos.
• Barra: El elemento (oscuro) dentro del código. Se hace corresponder con el valor binario 1.
• Espacio: El elemento (claro) dentro del código. Se hace corresponder con el valor binario 0.
• Carácter: Formado por barras y espacios. Normalmente se corresponde con un carácter alfanumérico.





La Información disponible en un Sistema de Código de Barras
La información se procesa y almacena con base en un sistema digital binario donde todo se resume a sucesiones de unos y ceros. La memoria y central de decisiones lógicas es un computador electrónico del tipo estándar, disponible ya en muchas empresas comerciales y generalmente compatible con las distintas marcas y modelos de preferencia en cada país. Estos equipos permiten también interconectar entre sí distintas sucursales o distribuidores centralizando toda la información. Ahora el distribuidor puede conocer mejor los parámetros dinámicos de sus circuitos comerciales, permitiéndole mejorar el rendimiento y las tomas de decisiones, ya que conocerá con exactitud y al instante toda la información proveniente de las bocas de venta estén o no en su casa central. Conoce los tiempos de permanencia de depósito de cada producto y los días y horas en que los consumidores realizan sus rutinas de compras, pudiendo entonces decidir en qué momento debe presentar ofertas, de qué productos y a qué precios.
Código de barras en el producto

Código de barras en un billete bancario libanés, principios del siglo XXI
Los códigos de barras se imprimen en los envases, embalajes o etiquetas de los productos. Entre sus requisitos básicos se encuentran la visibilidad y fácil legibilidad por lo que es imprescindible un adecuado contraste de colores. En este sentido, el negro sobre fondo blanco es el más habitual encontrando también azul sobre blanco o negro sobre marrón en las cajas de cartón ondulado. El código de barras lo imprimen los fabricantes (o, más habitualmente, los fabricantes de envases y etiquetas por encargo de los primeros) y, en algunas ocasiones, los distribuidores.
Para no entorpecer la imagen del producto y sus mensajes promocionales, se recomienda imprimir el código de barras en lugares discretos tales como los laterales o la parte trasera del envase. Sin embargo, en casos de productos pequeños que se distribuye individualmente no se puede evitar que ocupe buena parte de su superficie: rotuladores, barras de pegamento, etc.
Tipos de códigos de barras








Simulación de un código EAN-128
Los códigos de barras se dividen en dos grandes grupos: los códigos de barras lineales y los códigos de barras de dos dimensiones.
Códigos de barras lineales
• EAN
• Code 128
• Code 39
• Code 93
• Codabar
Códigos de barras bi-dimensionales
• PDF417, Es un código multifilas, continuo, de longitud variable, que tiene alta capacidad de almacenamiento de datos. El código consiste en un patrón de marcas (17,4), los subjuegos están definidos en términos de valores particulares de una función discriminadora, cada subjuego incluye 929 codewords (925 para datos, 1 para los descriptores de longitud y por lo menos 2 para la corrección de error) disponibles y tiene un método de dos pasos para decodificar los datos escaneados. Es un archivo portátil de datos (Portable Data File), tiene una capacidad de hasta 1800 caracteres numéricos, alfanuméricos y especiales. El código contiene toda la información, no se requiere consultar a un archivo.
Cuenta con mecanismos de detección y corrección de errores: 9 niveles de seguridad lo que permite la lectura y decodificación exitosa aun cuando el daño del código llegue hasta un 40%.
APLICACIONES:
Industria en general. Sistemas de paquetería: cartas porte. Compañías de seguros: validación de pólizas. Instituciones gubernamentales: aduanas. Bancos: reemplazo de tarjetas y certificación de documentos. Transportación de mercadería: manifiestos de embarque. Identificación personal y foto credencial. Registros públicos de la propiedad. Testimonios notariales. Tarjetas de circulación. Licencias de manejo. Industria electrónica etc. Y algo más

• Datamatrix, Está hecho por módulos cuadrados organizados dentro de un modelo descubridor de perímetro. Cada símbolo tiene regiones de datos, que contienen un juego de módulos cuadrados nominales en un arreglo regular. En grandes símbolos ECC 200, las regiones de datos están separadas por patrones de alineamiento. Puede codificar hasta 2335 caracteres en una superficie muy pequeña. Desarrollado en 1989 por International Data Matrix Inc. La versión de dominio publico es la ECC 200, desarrollada también por International Data Matrix en 1995.
APLICACIONES:
identificación y control de partes componentes ( según AIAG: Automotive Industry Action Group). Control y prevención de productos en expiración o que han sido "recalled". Codificación de dirección postal en un símbolo bidimensional (usos en el servicio postal para automatizar ordenado del correo). Marcado de componentes para control de calidad. Los componentes individuales son marcados identificando al fabricante, fecha de fabricación y número de lote, etc. Etiquetado de desechos peligrosos(radioactivos, tóxicos, etc.) para control y almacenamiento a largo plazo. Industria farmacéutica, almacenamiento de información sobre composición, prescripción, etc. Boletos de lotería, información específica sobre el cliente puede codificarse para evitar la posibilidad de fraude. Instituciones financieras, transacciones seguras codificando la información en cheques.
• Código QR (Quick Response), Es un código bidimensional con una matriz de propósito general diseñada para un escaneo rápido de información. QR es eficiente para codificar caracteres Kanji (su diseñador fue Denso y lo desarrolló en Japón), es una simbología muy popular en Japón. El código QR es de forma cuadrada y puede ser fácilmente identificado por su patrón de cuadros oscuros y claros en tres de las esquinas del símbolo.
Ventajas del código de barras
Entre las primeras justificaciones de la implantación del código de barras se encontraron la necesidad de agilizar la lectura de los artículos en las cajas y la de evitar errores de digitación. Otras ventajas que se pueden destacar de este sistema son:
• Agilidad en etiquetar precios pues no es necesario hacerlo sobre el artículo sino simplemente en el lineal.
• Rápido control del stock de mercancías.
• Estadísticas comerciales. El código de barras permite conocer las referencias vendidas en cada momento pudiendo extraer conclusiones de mercadotecnia.
• El consumidor obtiene una relación de artículos en el ticket de compra lo que permite su comprobación y eventual reclamación.
Entre las pocas desventajas que se le atribuyen se encuentra la imposibilidad de recordar el precio del producto una vez apartado del lineal.

SOFTWARE


TIPOS DE SOFTWARE

Software: Se puede entender como una serie de instrucciones efectuadas para el funcionamiento del hardware de las computadoras. Además proporciona un valor específico al negocio y no como el hardware que es de propósito general.

Hay dos tipos principales de aplicaciones y de sistemas.

DE APLICACIÓN: Conjunto de instrucciones de computadora escritas con un lenguaje de programación, las cuales dirigen al hardware para que efectúe actividades específicas de procesamiento de datos y de información que proporcionan funcionalidad al usuario. Esta puede ser amplia: procesamiento general de palabras o limitada como la nómina. Los programas de aplicación satisfacen una necesidad como incrementar la productividad o mejorar decisiones del nivel de inventarios.

DE SISTEMAS: Actúa como intermediario entre el hardware de cómputo y los programas de aplicación. Realiza importantes funciones autorreguladoras como por ejemplo: cargarse por sí sola cuando la computadora se activa por 1ª vez como Windows 98, proporcionar un conjunto de instrucciones utilizadas para todas las aplicaciones. La programación de sistemas se refiere a la creación o bien a la modificación del software de sistemas.

Los programas de aplicación manipulan fundamentalmente datos o textos para producir o proporcionar información y los programas de sistemas manipulan recursos de hardware de computadora; este ofrece funciones y limitaciones dentro de las cuales puede operar el software de la aplicación a diferencia del hardware, el cual puede diseñarse y fabricarse en líneas de ensamble automatizadas, el software debe programarse manualmente.

Hardware: Duplica cada 18 meses y software cada 8 años, gran reto para creadores.

TIPOS DE SOFTWARE DE APLICACIÓN

Existe un gran número de programas de aplicación diseñados para fines específicos, ej: Control de inventarios o de nóminas. Un paquete es un programa o grupo de ellos de computadora que ha creado un vendedor, disponible en forma preempaquetada. Hay programas de propósito general que no se vinculan con alguna tarea específica como: hoja de cálculo, administrador de datos, procesador de palabras, editor por computadora, el graficador, multimedia y para las comunicaciones.

HOJA DE CÁLCULO: Transformar la pantalla en cuadrículas. Dichos paquetes se usan sobretodo en el apoyo para las decisiones como las relativas al procesamiento de información financiera (declaraciones de ingresos o análisis de flujo de efectivo).

ADMINISTRADOR DE DATOS: Apoya el almacenamiento, la recuperación y la manipulación de datos. Existen dos tipos: programas de llenado que se modelan con técnicos de llenado manual y sistemas administradores de bases de datos (DBMS) que aprovechan la capacidad de una computadora para almacenar y recuperar con rapidez y precisión datos en el almacenamiento primario y secundario. Una base de datos es una colección de archivos que sirven como los recursos de datos para los sistemas de información basados en computadora. En ésta todos los datos se integran con relaciones establecidas.

PROCESADOR DE PALABRAS: Permite manipular texto y no solo números. Un paquete consta de un conjunto integrado por programas que incluyen un programa editor, uno que formatea, uno que imprime, un diccionario, revisor gramatical, programas integrados de gráficas, diagramas y dibujos. Los programas WYSIWFG (What you see is what you get, lo que usted ve, es lo que obtiene) exhiben el material del texto sobre la pantalla.

GRAFICADOR: Le permite al usuario crear, almacenar y exhibir o imprimir diagramas, gráficas, mapas y dibujos. Uno de los más destacados es el graficador de ingeniería, el cual acorta el tiempo e incrementa la productividad de dibujantes e ingenieros.

SOFTWARE DE COMUNICACIONES: A menudo las computadoras se interconectan con el fin de compartir o de relacionar información. Intercambian datos a través de cables especiales o públicos, líneas telefónicas, sistemas de retransmisión de satélite o circuitos de microondas.

GRUPOS DE SOFTWARE: Paquetes integrados de software de aplicación y pueden incluir procesadores de palabras, hojas de cálculo, sistemas administradores de bases de datos, graficadoras, herramientas de comunicación y otros. Están: Microsoft Office, Corel Perfect Office y Lotus Smort Sorte.
SOFTWARE DE GROUPWARE: El software de grupo de trabajo ayuda a los grupos y equipos a trabajar en conjunto compartiendo información y controlando al flujo de trabajo dentro del grupo. Apoyan tareas específicas como: la administración del proyecto, programación de tiempos, al grupo de trabajo y la recuperación de base de datos compartidas. Permiten ver la pantalla de cada uno de los demás, compartir datos e intercambiar ideas.

SOFTWARE EMPRESARIAL INTEGRADO: Consiste en programas que manejan las operaciones vitales de la compañía, desde el levantamiento de pedidos, hasta la manufactura y la contabilidad. Apoya la administración de la cadena de suministros, así como la administración de recursos humanos y la financiera.

Hay otros software de aplicación como: Software de generación de ideas, administradores de proyectos, administración financiera, de mercadotecnia, mejoramiento de la productividad, administración de recursos humanos, entre otros.

SOFTWARE DE SISTEMAS

El software de sistemas corresponde a la clase de programas que controlan y apoyan al hardware de computadora y sus actividades de procesamiento de la información. Es más general que el de aplicación y suele ser independiente de cualquier tipo específico de aplicación. Apoyan al de aplicación dirigiendo las funciones básicas de la computadora. Ej: Cuando la computadora se activa, el programa de iniciación (un programa de sistemas) prepara y alista a todos los dispositivos para el procesamiento. El software de sistemas puede agruparse entre categorías funcionales principales:

• Los programas de control del sistema controlan el uso del hardware, el software y los recursos de datos de un sistema de computadora durante la ejecución de una tarea de procesamiento de información del usuario.
• Los programas de apoyo al sistema sustentan las operaciones, la administración y a los usuarios de un sistema de computadora, proporcionando una diversidad de servicios.
• Los programas de desarrollo de sistemas ayudan a los usuarios a desarrollar programas y procedimientos de información y a preparar las aplicaciones de usuario.



PROGRAMAS DE CONTROL DE SISTEMAS

El principal componente del software de sistemas es un conjunto de programas que se conoce como sistema operativo. El Windows 98, por ejemplo: supervisa la operación completa de la computadora, incluyendo la vigilancia del estado de la misma, el manejo de interrupciones de los programas ejecutables y la calendarización de las operaciones, lo que incluye el control de los procesos de entrada y salida. También recibe y direcciona las entradas desde el teclado y otras fuentes de entrada de datos.

Sus funciones son:
• Administración de tareas, que se refiere a la preparación, calendarización y vigilancia de las tareas para el procesamiento continuo del sistema de cómputo.
• La administración de recursos corresponde al control del uso de los recursos de los sistemas de cómputo empleados por el otro software de sistemas y los software de aplicación que se ejecutan en la computadora.
• La administración de datos se refiere al control de la entrada/salida de los datos, así como su localización, almacenamiento y recuperación.

SISTEMAS OPERATIVOS DE INTERFAZ GRÁFICA DE USUARIO

La interfaz gráfica de usuario (GUI) es un sistema en el que los usuarios tienen el control directo de objetos visibles (como íconos) y acciones que sustituyen a la compleja sintaxis de los comandos. En el futuro se incorporará características como la realidad virtual, sonido y habla, reconocimiento de escrito y de gestos, animación, inteligencia artificial y computadoras sumamente portátiles con funciones de comunicación celular/inalámbrica. Los más reconocidos son Windows de Microsoft Corporation, Apple.

PROGRAMAS DE APOYO AL SISTEMA

PROGRAMAS DE UTILERÍAS DEL SISTEMA

Programas que se han escrito para llevar a cabo tareas comunes como la clasificación de registros, la verificación de la integridad de los discos magnéticos, la creación de directorios, la restauración de archivos borrados accidentalmente y su localización, etc.


CONTROLADORES DEL DESEMPEÑO DEL SISTEMA

Vigilan el desempeño del sistema de cómputo y producen informes del uso de los recursos, como el tiempo del procesador, el espacio de la memoria, los dispositivos de entrada/salida y los programas del sistema y las aplicaciones.

CONTROLADORES DE LA SEGURIDAD DEL SISTEMA

Vigilan el uso de un sistema de cómputo para protegerlo contra el uso no autorizado, el fraude o la destrucción, así mismo recaban estadísticas relativas a los intentos de utilizarla inapropiadamente.

LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN

Los lenguajes de programación constituyen básicamente un conjunto de símbolos y de reglas que se usan para escribir el código del programa, se puede decir que son los bloques constitutivos básicos para todo el software de los sistemas. Cada lenguaje emplea un conjunto diferente de reglas y la sintaxis que dicta cómo se combinan los símbolos de manera que tengan significado.

EVOLUCIÓN DE LOS LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN

Las diferentes etapas de los lenguajes de programación reciben el nombre de “generaciones”. Todas ellas continúan utilizándose.

• Lenguaje de Máquina: Constituye el lenguaje de cómputo de más bajo nivel, y consiste en la representación interna de las instrucciones y de los datos. Este código de máquina, es decir, las instrucciones reales que entiende y ejecuta directamente la unidad de procesamiento central, está compuesto por dígitos binarios. Resulta muy difícil de entender y de usar para los programadores, por eso se han creado lenguajes cada vez más orientados al usuario, aunque siempre los traduce primero al programa de lenguaje máquina.

• Lenguaje Ensamblador: Está más orientado al usuario y representa las instrucciones y las localidades de los datos recurriendo a las ayudas de memoria que la gente puede utilizar con mayor facilidad. Aunque facilita la tarea al programador, una instrucción en este lenguaje sigue traduciéndose a una instrucción en lenguaje de máquina.

• Lenguajes Procedurales: Tercera Generación: Estos requieren que el programador especifique exactamente paso por paso, cómo llevaría a cabo una tarea la computadora. Un lenguaje procedural se orienta hacia la manera en que se va a producir un resultado. Estos deben traducirse al lenguaje de máquina antes de su ejecución, para lo cual existen dos traductores de lenguaje:

Compiladores: La traducción de un programa en lenguaje de alto nivel a código objeto se realiza mediante un programa de software que se llama compilador y el proceso de traducción se denomina compilación.

Intérpretes: Un intérprete constituye un compilador que traduce y ejecuta una instrucción de programa fuente a la vez. Esto los hace más simples, lo que permite que los intérpretes proporcionen mayores ayudas para la depuración y el diagnóstico.

• Lenguajes no procedurales – Cuarta Generación: Permite al usuario especificar los resultados deseados sin tener que indicar los procedimientos detallados que se necesitan para llegar a los resultados. Una ventaja es la posibilidad de que los manipulen usuarios no técnicos para efectuar tareas funcionales específicas. Además simplifican y aceleran en gran medida el proceso de programación y reducen el número de errores de codificación.

• Lenguajes de la Quinta Generación: Los lenguajes de programación de lenguaje natural (NLP) son el siguiente paso evolutivo. Los programas de traducción para convertir los lenguajes naturales en una forma legible y estructurada para la máquina son sumamente complejos y requieren una gran cantidad de recursos de cómputo como INTELLECT y ELF. Estos constituyen usualmente interfaces para los lenguajes de la cuarta generación mejorando la interfaz con el usuario con estos mismos lenguajes.

Planificación de los Recursos de Distribución o Distribution Resource Planning

(DRP) es un método usado en la administración de negocios para planificar la emisión de órdenes de productos dentro de la cadena de suministro. El DRP habilita al usuario para establecer ciertos parámetros para el control del inventario (como el inventario de seguridad) y calcular el tiempo de fase entre los requerimientos del inventario.
El DRP usa diferentes variables:
• inventario "one-hand" al final de un periodo.
• la demanda de pedidos al final de un periodo.
• la cantidad de producto requerido que se necesita al comienzo de un periodo.
• la cantidad obligada de producto disponible al comienzo de un periodo.
• el tamaño de orden recomendado al comienzo de un periodo.
El DRP necesita de la siguiente información:
• la demanda en un futuro periodo.
• los recibos (notas) al comienzo de un periodo.
• el requerimiento de un "stock" (existencias) de seguridad.
• el inventario "one-hand" al comienzo de un periodo.


Planificación de necesidades de materiales

CONCEPTOS BASICO DEL MRP
El MRP I o Planificación de necesidades de Materiales, es un sistema de planificación de la producción y de gestión de stocks que responde a las preguntas:
• ¿QUÉ?
• ¿CUÁNTO?
• ¿CUÁNDO?
Se debe fabricar y/o aprovisionar.
El procedimiento del MRP está basado en dos ideas esenciales:
A. La demanda de la mayoría de los artículos no es independiente, únicamente lo es la de los productos terminados.
B. Las necesidades de cada artículo y el momento en que deben ser satisfechas estas necesidades, se pueden calcular a partir de unos datos bastantes sencillos:
o Las demandas independientes
o La estructura del producto
Así pues, MRP I consiste esencialmente en un cálculo de necesidades netas de los artículos ( productos terminados, subconjuntos, componentes, materia prima, etc.) introduciendo un factor nuevo, no considerado en los métodos tradicionales de gestión de stocks, que es el plazo de fabricación o compra de cada uno de los artículos, lo que en definitiva conduce a modular a lo largo del tiempo las necesidades, ya que indica la oportunidad de fabricar ( o aprovisionar) los componentes con la debida planificación respecto a su utilización en la fase siguiente de fabricación.En la base del nacimiento de los sistemas MRP está la distinción entre demanda independiente y demanda dependiente.

Demanda Independiente
Se entiende por demanda independiente aquella que se genera a partir de decisiones ajenas a la empresa, por ejemplo la demanda de productos terminados acostumbra a ser externa a la empresa en el sentido en que las decisiones de los clientes no son controlables por la empresa (aunque sí pueden ser influidas). También se clasificaría como demanda independiente la correspondiente a piezas de recambio.
Demanda Dependiente
Es la que se genera a partir de decisiones tomadas por la propia empresa, por ejemplo aún si se pronostica una demanda de 100 coches para el mes próximo (demanda independiente) la Dirección puede determinar fabricar 120 este mes, para lo que se precisaran 120 carburadores , 120 volantes, 600 ruedas,.... ,etc. La demanda de carburadores, volantes, ruedas es una demanda dependiente de la decisión tomada por la propia empresa de fabricar 120 coches.
Es importante esta distinción, porque los métodos a usar en la gestión de stocks de un producto variarán completamente según éste se halle sujeto a demanda dependiente o independiente. Cuando la demanda es independiente se aplican métodos estadísticos de previsión de esta demanda, generalmente basados en modelos que suponen una demanda continua, pero cuando la demanda es dependiente se utiliza un sistema MRP generado por una demanda discreta. El aplicar las técnicas clásicas de control de inventarios a productos con demanda dependiente (como se hacia antes del MRP) genera ciertos inconvenientes.
El Concepto de MRP I, por tanto, es bien sencillo: como se dijo , se trata de saber qué se debe aprovisionar y/o fabricar , en qué cantidad, y en qué momento para cumplir con los compromisos adquiridos.
EL SISTEMA MRP
El sistema MRP comprende la información obtenida de al menos tres fuentes o ficheros de Información principales que a su vez suelen ser generados por otros subsistemas específicos, pudiendo concebirse como un proceso cuyas entradas son:
o  El plan maestro de producción, el cual contiene las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los productos de la planta que están sometidos a demanda externa (productos finales fundamentalmente y, posiblemente, piezas de repuesto).
o  El estado del inventario, que recoge las cantidades de cada una de las referencias de la planta que están disponibles o en curso de fabricación. En este último caso ha de conocerse la fecha de recepción de las mismas.
o  La lista de materiales, que representa la estructura de fabricación en la empresa. En concreto, ha de conocerse el árbol de fabricación de cada una de las referencias que aparecen en el Plan Maestro de Producción.
A partir de estos datos la explosión de las necesidades proporciona como resultado la siguiente información:
o  El plan de producción de cada uno de los items que han de ser fabricados, especificando cantidades y fechas en que han de ser lanzadas las órdenes de fabricación. Para calcular las cargas de trabajo de cada una de las secciones de la planta y posteriormente para establecer el programa detallado de fabricación.
o  El plan de aprovisionamiento, detallando las fechas y tamaños de los pedidos a proveedores para todas aquellas referencias que son adquiridas en el exterior.
o  El informe de excepciones, que permite conocer que‚ órdenes de fabricación van retrasadas y cuales son sus posibles repercusiones sobre el plan de producción y en última instancia sobre las fechas de entrega de los pedidos a los clientes. Se comprende la importancia de esta información con vistas a renegociar‚ estas si es posible o, alternativamente, el lanzamiento de órdenes de fabricación urgentes, adquisición en el exterior, contratación de horas extraordinarias u otras medidas que el supervisor o responsable de producción considere oportunas.
Así pues, la explosión de las necesidades de fabricación no es más que el proceso por el que las demandas externas correspondientes a los productos finales son traducidas en órdenes concretas de fabricación y aprovisionamiento para cada uno de los items que intervienen en el proceso productivo.
Plan Maestro de Producción PMP, MPS ( Master production schedule)
Plan maestro detallado de producción, que nos dice en base a los pedidos de los clientes y los pronósticos de demanda, qué productos finales hay que fabricar y en qué plazos debe tenerse terminados. El cual contiene las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los productos de la planta que están sometidos a demanda externa (productos finales fundamentalmente y, posiblemente, piezas de repuesto).
El otro aspecto básico del plan maestro de producción es el calendario de fechas que indica cuando tienen que estar disponibles los productos finales. Para ello es necesario discretizar el horizonte de tiempo que se presenta ante la empresa en intervalos de duración reducida que se tratan como unidades de tiempo. Habitualmente se ha propuesto el empleo de la semana laboral como unidad de tiempo natural para el plan maestro. Pero debe tenerse en cuenta que todo el sistema de programación y control responde a dicho intervalo una vez fijado, siendo indistinguible para el sistema la secuencia en el tiempo de los sucesos que ocurran durante la semana. Debido a ello, se debe ser muy cuidadoso en la elección de este intervalo básico, debiendo existir otro subsistema que ordene y controle la producción en la empresa durante dicho intervalo.
La función del plan maestro se suele comparar dentro del sistema básico de programación y control de la producción con respecto a los otros elementos del mismo, todo el sistema tiene como finalidad adecuar la producción en la fabrica a los dictados del programa maestro. Una vez fijado este, el cometido del resto del sistema es su cumplimiento y ejecución con el máximo de eficiencia.
Gestión de Stock
El estado del inventario, que recoge las cantidades de cada una de las referencias de la planta que están disponibles o en curso de fabricación. En este último caso ha de conocerse la fecha de recepción de las mismas.
Para el cálculo de las necesidades de materiales que genera la realización del programa maestro de producción se necesitan evaluar las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los materiales y componentes que intervienen, según especifican las listas de materiales. Estas necesidades se comparan con las existencias de dichos elementos en stock, derivándose las necesidades netas de cada uno de ellos.
Para que el sistema de programación y control de la producción sea fidedigno es imprescindible una descripción muy precisa de las existencias en cada instante de tiempo. Por ello, el sistema de información referido al estado del stock ha de ser muy completo, coincidiendo en todo momento las existencias teóricas con las reales y conociendo el estado de los pedidos en curso para vigilar el cumplimiento de los plazos de aprovisionamiento. Asimismo, en el caso de que algunas de las existencias en stock se encuentren comprometidas para otros fines y no deben ser contempladas para satisfacer el programa de producción, debe de ser reconocido este hecho. En definitiva, debe de existir un perfecto conocimiento de la situación en que se encuentran los stocks, tanto de los materiales adquiridos a los proveedores externos como de los productos intermedios que intervienen como componentes en la preparación de conjuntos de nivel superior.

TÉCNICAS PARA RECOLECCION DE DATOS
Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.
LA ENTREVISTA
Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este método a las otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.
Dentro de una organización, la entrevistas es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevistas es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio.


Preparación de la Entrevista

1. Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).
2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).
3. Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).
4. Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicología).
5. Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).
Conducción de la Entrevista
1. Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).
2. Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).
3. Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).
4. Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad).
5. Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
6. Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).
7. Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.
8. Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Comunicación).
Secuela de la Entrevista
1. Escribir los resultados (Documentación).
2. Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o adiciones. (Profesionalismo).
3. Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación).
Recabar datos mediante la Entrevista
La entrevista es una forma de conversación, no de interrogación, al analizar las características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no están disponibles en ningún otra forma.
En las investigaciones de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la información importantes. La información cualitativa está relacionada con opinión, política y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras que las descripciones cuantitativas tratan con números frecuencia, o cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de información cualitativas, los otros métodos tiende a ser más útiles en la recabación de datos cuantitativos.
Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relación a como se podría hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las actividades de las empresas. La entrevista pueden descubrir rápidamente malos entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia potencial para las aplicaciones de desarrollo; más aún, a menudo es más fácil calendarizar una entrevista con los gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.
Determinación del tipo de Entrevista
La estructura de la entrevista varia. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir información general, es conveniente elaborar una serie de pregunta sin estructura, con una sesión de preguntas y respuesta libres
Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que respondes se basan en un mismo conjunto de posible respuestas.
Los analistas también deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar respuesta. La entrevista no estructurada no requiere menos tiempos de preparación, porque no necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Analizar las respuestas después de la entrevista lleva más tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo radica en la preparación, administración y análisis de las entrevistas estructuradas para pregunta cerradas.

¿Qué es una encuesta?
Se ha dicho que Estados Unidos ya no es una "sociedad industrial", sino una "sociedad de información". Esto es, nuestros mayores problemas y tareas ya no giran principalmente en la producción de bienes y servicios necesarios para nuestra supervivencia y comodidad.
Nuestra "sociedad", requiere un rápido y preciso flujo de información sobre las preferencias, necesidades y comportamiento de sus miembros. Es en respuesta a esta necesidad crítica de información por el gobierno, el comercio y las instituciones sociales que tanta confianza se pone en las encuestas.
Hoy en día la palabra "encuesta" se usa más frecuentemente para describir un método de obtener información de una muestra de individuos. Esta "muestra" es usualmente sólo una fracción de la población bajo estudio.
Por ejemplo, antes de una elección, una muestra de electores es interrogada para determinar cómo los candidatos y los asuntos son percibidos por el público… un fabricante hace una encuesta al mercado potencial antes de introducir un nuevo producto… una entidad del gobierno comisiona una encuesta para obtener información para evaluar legislación existente o para preparar y proponer nueva legislación.
No tan sólo las encuestas tienen una gran variedad de propósitos, sino que también pueden conducirse de muchas maneras, incluyendo por teléfono, por correo o en persona.
Aún así, todas las encuestas tienen algunas características en común.
A diferencia de un censo, donde todos los miembros de la población son estudiados, las encuestas recogen información de una porción de la población de interés, dependiendo el tamaño de la muestra en el propósito del estudio. En una encuesta bona fide, la muestra no es seleccionada caprichosamente o sólo de personas que se ofrecen como voluntarios para participar. La muestra es seleccionada científicamente de manera que cada persona en la población tenga una oportunidad medible de ser seleccionada. De esta manera los resultados pueden ser proyectados con seguridad de la muestra a la población mayor. La información es recogida usando procedimientos estandarizados de manera que a cada individuo se le hacen las mismas preguntas en mas o menos la misma manera. La intención de la encuesta no es describir los individuos particulares quienes, por azar, son parte de la muestra sino obtener un perfil compuesto de la población.
Una "encuesta" recoge información de una "muestra." Una "muestra" es usualmente sólo una porción de la población bajo estudio.
El estándar de la industria para todas las organizaciones respetables que hacen encuestas es que los participantes individuales nunca puedan ser identificados al reportar los hallazgos. Todos los resultados de la encuesta deben presentarse en resúmenes completamente anónimos, tal como tablas y gráficas estadísticas.
¿Cuán grande debe ser la muestra?
El tamaño de muestra requerido en una encuesta depende en parte de la calidad estadística necesaria para los establecer los hallazgos; esto a su vez, está relacionado en cómo esos hallazgos serán usados.
Aún así, no hay una regla simple para el tamaño de muestra que pueda ser usada en todas las encuestas. Mucho de esto depende de los recursos profesionales y fiscales disponibles. Los analistas frecuentemente encuentran que una muestra de tamaño moderado es suficiente estadística y operacionalmente. Por ejemplo, las muy conocidas encuestas nacionales frecuentemente usan cerca de 1,000 personas para obtener información razonable sobre actitudes y opiniones nacionales.
Cuando nos damos cuenta que una muestra apropiadamente seleccionada de sólo 1,000 individuos puede reflejar varias características de la población total, es fácil apreciar el valor de usar encuestas para tomar decisiones informadas en una sociedad compleja como la nuestra. Las encuestas proveen medios rápidos y económicos de determinar la realidad de nuestra economía y sobre los conocimientos, actitudes, creencias, expectativas y comportamientos de las personas.
¿Quién lleva a cabo las Encuestas?
Todos conocemos sobre las encuestas de opinión pública que son reportadas por los medios informativos. Por ejemplo, la Encuesta Gallup y la Encuesta Harris emiten informes periódicos describiendo la opinión pública nacional sobre una amplia gama de asuntos corrientes. Encuestas estatales y en las áreas metropolitanas, frecuentemente con el apoyo económico de algún periódico o estación de televisión local, se reportan regularmente en muchos lugares. Las cadenas mayores de radio y televisión, así como revistas nacionales de noticias también llevan a cabo encuestas e informan sus resultados A pesar de esto, la gran mayoría de las encuestas no son de opinión pública. La mayoría están dirigidas a un propósito administrativo, comercial o científico. La gran variedad de asuntos con los que tratan las encuestas se puede ilustrar con la siguiente lista de usos reales:
• Las cadenas mayores de televisión confían en encuestas que le dicen cuántas y qué tipo de personas ven sus programas.
• Statistics Canadá lleva a cabo encuestas continuas de panel sobre niños (y sus familias) para estudiar sus necesidades educativas y otras.
• Es una buena práctica nunca identificar los participantes individuales. El tamaño de la muestra depende de las metas estadísticas y de los recursos disponibles para la encuesta.
• Los fabricantes de automóviles usan encuestas para determinar cuán satisfechos están las personas con sus autos.
• El Negociado del Censo de los Estados Unidos lleva a cabo encuestas cada mes para obtener información sobre empleo y desempleo en la nación.
• La Agencia para la Política e Investigación sobre Cuidado de Salud de los Estados Unidos auspicia una encuesta periódica para determinar cuanto dinero está gastando la gente en los distintos tipos de cuidado médico.
• Las autoridades de transportación local conducen encuestas para obtener información
• sobre los hábitos de viaje y transportación de las personas.
• Las revistas y revistas profesionales usan encuestas para conocer qué leen sus suscriptores.
• Se llevan a cabo encuestas para conocer quien usa nuestros parques nacionales y
• otras facilidades recreativas.
Las encuestas proveen una fuente importante de conocimiento científico básico. Economistas, sicólogos, profesionales de la salud y sociólogos llevan a cabo encuestas para estudiar materias tales como los patrones de ingreso y gastos en los hogares, las raíces del prejuicio étnico o racial, las implicaciones de los problemas de salud en la vida de las personas, comparando el comportamiento electoral y los efectos sobre la vida familiar de mujeres que trabajan fuera del hogar.
¿Cuáles son algunos métodos comunes de Encuestas?
Las encuestas pueden ser clasificadas en muchas maneras. Una dimensión es por tamaño y tipo de muestra. Las encuestas pueden ser usadas para estudiar poblaciones humanas o no humanas (por ejemplo, objetos animados o inanimados, animales, terrenos, viviendas). Mientras que muchos de los principios son los mismos para todas las encuestas, el foco aquí será en métodos para hacer encuestas a individuos.
Muchas encuestas estudian todas las personas que residen en un área definida, pero otras pueden enfocar en grupos particulares de la población -niños, médicos, líderes de la comunidad, los desempleados, o usuarios de un producto o servicio particular. Las encuestas también pueden ser conducidas con muestras locales, estatales o nacionales.
Las encuestas pueden ser clasificadas por su método de recolección de datos. Las encuestas por correo, telefónicas y entrevistas en persona son las más comunes. Extraer datos de récords médicos y otros se hace también con frecuencia. En los métodos más nuevos de recoger datos, la información se entra directamente a la computadora ya sea por un entrevistador adiestrado o aún por la misma persona entrevistada. Un ejemplo bien conocido es la medición de audiencias de televisión usando aparatos conectados a una muestra de televisores que graban automáticamente los canales que se observan.
Las encuestas son una fuente importante de conocimiento científico básico. Las encuestas por correo, a través de entrevistas telefónicas o en persona son las más comunes.
Las encuestas por correo pueden ser de costo relativamente bajo. Como con cualquier otra encuesta, existen problemas en usar este método si no se presta suficiente atención a obtener niveles altos de cooperación. Estas encuestas pueden ser más efectivas cuando se dirigen a grupos particulares, tal como suscriptores a una revista especializada o a miembros de una organización profesional.
Las entrevistas telefónicas son una forma eficiente de recoger ciertos tipos de datos y se están usando con cada vez mayor frecuencia. Se prestan particularmente bien a situaciones donde es necesario obtener resultados oportunos y cuando el largo de la encuesta es limitado.
Las entrevistas en persona en el hogar u oficina de un participante son mucho más caras que las encuestas telefónicas o por correo. Estas pueden ser necesarias especialmente cuando se debe recoger información compleja.
Algunas encuestas combinan varios métodos. Por ejemplo, una encuestadora puede usar el teléfono para identificar participantes elegibles (tal como localizar individuos mayores elegibles para Medicare) y luego hacer cita para una entrevista en persona.
¿Qué preguntas hacemos en una Encuesta?
Podemos clasificar las encuestas también por su contenido. Algunas encuestas enfocan en las opiniones y actitudes (tal como las encuestas pre-eleccionarias), mientras que otras se preocupan por características o comportamiento reales (tal como la salud de las personas, vivienda, gastos del consumidor o hábitos de transportación).
Muchas encuestas combinan preguntas de ambos tipos. Los participantes pueden ser preguntados si han oído ó leído sobre algún asunto… qué saben sobre él… su opinión… con cuanta firmeza sienten y por qué… su experiencia sobre el asunto… y ciertos datos personales que ayudará al analista a clasificar sus respuestas (tal como edad, género, estado civil, ocupación y lugar de residencia).
Las preguntas pueden ser abiertas ("¿Por qué siente así?"), o cerradas ("¿Aprueba usted o desaprueba?"). Los entrevistadores pueden solicitar al participante que evalúe un candidato político o un producto usando alguna escala, o pueden solicitarle que ordene varias alternativas.
Algunas encuestas enfocan sobre opiniones otras sobre hechos.
La forma en que se hace una pregunta puede afectar mucho los resultados de una encuesta. Por ejemplo, una reciente encuesta de NBC/Wall Street Journal hizo dos preguntas muy similares obteniendo resultados muy diferentes: (1) "¿Favorece recortar programas tales como el seguro social, medicare, medicaid y subsidios a agricultores con el fin de reducir el déficit presupuestario?" Los resultados: a favor 23%, opuestos 66%, no opinaron 11%. (2) ¿Favorece recortar las autorizaciones fiscales del gobierno para reducir el déficit presupuestario? Los resultados: a favor 61%, opuestos 25%, no opinaron 14%. El cuestionario puede ser muy breve -unas pocas preguntas, tomando cinco minutos o menos - o puede ser bastante extenso - requiriendo una hora o más de tiempo al participante. Como es ineficiente identificar y acercarse a una muestra nacional grande para preguntar unos pocos ítemes de información, existen encuestas colectivas que combinan los intereses de varios clientes en una sola entrevista. En estas encuestas, a los participantes se les preguntará sobre una docena de preguntas sobre un tema, una media docena sobre otro tema y así sucesivamente.
Como los cambios en actitudes o comportamiento no pueden establecerse confiablemente con una sola entrevista, algunas encuestas usan un diseño de pane l, en el cual los mismos participantes son entrevistados en dos ocasiones o más. Tales encuestas son usadas comúnmente durante una campaña electoral o para trazar la salud de una familia o su patrón de compras durante un período de tiempo.
¿Quién trabaja en las Encuestas?
El trabajador de encuestas mas conocido por el público es el entrevistador que llama por teléfono, el que aparece en la puerta del hogar o el que detiene a personas en un centro comercial.
Tradicionalmente, las entrevistas para encuestas, aunque requieren ocasionalmente largos días de trabajo en el campo, eran hechas principalmente por personas empleadas a tiempo parcial. Por lo tanto este tipo de empleo era particularmente adecuado para personas que no deseaban empleo a tiempo completo o que querían suplementar su ingreso regular.
Cambios en el mercado de trabajo y en el nivel de automatización de las encuestas han comenzado a alterar este patrón -aumentando el número de encuestadores que buscan trabajar a tiempo completo. La experiencia no es usualmente requerida para un empleo de entrevistador, aunque las destrezas básicas en el uso de computadoras adquieren cada día más importancia.
La mayoría de las organizaciones que hacen investigación proveen su propio adiestramiento para la labor del entrevistador. Los requisitos principales para entrevistar están la habilidad para acercarse a personas extrañas (en persona o por teléfono), para El trabajador de encuestas mejor conocido por el público es el entrevistador pero hay muchos otros.
Persuadirles a participar y para recoger los datos necesarios siguiendo las instrucciones al pie de la letra.
Menos visible, pero de igual importancia es el personal de la oficina, quienes -entre otras cosas- planifican la encuesta, seleccionan la muestra, supervisan las entrevistas, procesan los datos recogidos, analizan los datos e informan los hallazgos de la encuesta.
En la mayoría de las organizaciones de investigación por encuestas, el personal gerencial habrá tomado cursos graduados de métodos de encuestas y poseen grados universitarios avanzados en estadísticas, sociología, sicología, mercadeo, alguna materia afín ó poseerán experiencia equivalente.
Los supervisores de nivel intermedio y los asociados de investigación frecuentemente tendrán trasfondos académicos similares a los gerentes o habrán avanzado desde las filas de los entrevistadores, oficinistas o codificadores sobre la base de su competencia y experiencia.
¿Qué sobre la confidencialidad e integridad?
La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes es una preocupación primordial de todas las organizaciones respetables que hacen encuestas. En el Negociado del Censo de los Estados Unidos, por ejemplo, los datos recogidos están protegidos por ley (Título 13 del Código Legal de Estados Unidos). En Canadá, la Ley de Estadísticas garantiza la confidencialidad de los datos recogidos por Statistics Canadá, y otros países tiene salvaguardas similares.
Varias organizaciones profesionales que tienen que ver con métodos de encuestas tienen un código de ética (como la Asociación Estadística Americana) que establecen reglas para mantener la confidencialidad de las respuestas en encuestas. La política recomendada para que las organizaciones de encuestas salvaguarden la confidencialidad incluye:
• Usar códigos numéricos para vincular al participante con su cuestionario y guardar la
información sobre el vínculo nombre-código en un lugar aparte.
• Negarse a proveer los nombres y direcciones de los participantes en la encuesta a cualquier persona fuera de la organización de encuestas, incluyendo a sus clientes.
• Destruir cuestionarios e información que pueda servir para identificar los participantes
luego que sus respuestas se hayan entrado a la computadora.
• Omitir los nombres y direcciones de los participantes en la encuesta de los archivos de computadora usados para análisis.
• Presentar tabulaciones estadísticas usando categorías amplias para que los participantes individuales no puedan ser identificados.
La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes es una preocupación primordial de todas las organizaciones de encuesta respetables.
¿Cuáles son nuestras preocupaciones potenciales?
La calidad de una encuesta es determinada en gran medida por su propósito y por la forma en que es conducida.
La mayoría de las indagaciones de televisión (por ejemplo, las "encuestas" usando el número telefónico 900) o las "encuestas" en revista son altamente sospechosas. Estas y otras encuestas de opinión autoseleccionadas ("self-selected opinion polls: SLOPS)" pueden llevar a conclusiones erróneas ya que los participantes no han sido seleccionados científicamente.
Las encuestas deben llevarse a cabo únicamente para obtener información estadística sobre algún tema. No deben ser diseñadas para producir resultados predeterminados o como un artificio para mercadeo o para actividades similares. Cualquier persona a quien se le solicite que responda a una encuesta de opinión o que se preocupe por los resultados debe primero decidir si las preguntas que se hacen son justas.
Otra violación importante de la integridad ocurre cuando lo que parece ser una encuesta es efectivamente un vehículo para estimular donaciones a alguna causa o para crear una lista de direcciones para mercadear productos.
Cuestionario
Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad.
Recabación de datos mediante cuestionarios
Para los analistas los cuestionarios pueden ser la única forma posible de relacionarse con un gran número de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamento, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos en relación al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no verá a los que responde; no obstante, también esto es una ventaja porque aplican muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor anonimato y puedan darse respuestas mas honesta ( y menos respuestas prehechas o estereotipadas). También las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos más confiable.
Selección de formas para cuestionarios
El desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilación de hechos significativos.
Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.
Cuestionario Abierto
Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un medio.
El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más fácil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí mismas.
Cuestionario Cerrado
El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma su opinión sobre los aspectos importantes.
La OBSERVACIÓN
Otra técnica útil para el analista en su progreso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización. El propósito de la organización es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace y por que se hace.
"¡Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no podría obtener de otra forma.
Tipos de Observación
El analista de sistemas puede observar de tres maneras básicas. Primero, puede observar a una persona o actitud sin que el observado se dé cuenta y su interacción por aparte del propio analista. Quizá esta alternativa tenga poca importancia para el análisis de sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operación sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente de la observación. Por último, puede observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La interacción puede consistir simplemente en preguntar respecto a una tarea específica, pedir una explicación, etc.
Preparación para la observación
1. Determinar y definir aquella que va a observarse.
2. Estimular el tiempo necesario de observación.
3. Obtener la autorización de la gerencia para llevar a cabo la observación.
4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.
Conducción de la observación
1. Familiarizarse con los componentes físicos del área inmediata de observación.
2. Mientras se observa, medir el tiempo en forma periódica.
3. Anotar lo que se observa lo más específicamente posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas.
4. Si se está en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores.
5. Observar las reglas de cortesía y seguridad.
Secuela de la observación
1. Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc.
2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.
Diagrama de Flujo
Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres. Al examinar cómo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre sí, se puede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas potenciales. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto. Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajo más pequeños pueden agregar niveles según sea necesario durante el proyecto.
¿Cuándo se utiliza un Diagrama De Flujo?
Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.
Algunos aplicaciones comunes son:
Definición de Proyectos:
• Identificar oportunidades de cambios en el proceso.
• Desarrollar estimados de costos de mala calidad.
• Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo.
• Desarrollar una base común de conocimiento para los nuevos miembros del equipo.
• Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolución de problemas para reducir las resistencias futura al cambio.
Identificación de las causas principales:
• Desarrollar planes para reunir datos.
• Generar teorías sobre las causas principales.
• Discutir las formas de estratificar los datos para el análisis para identificar las causas principales.
• Examinar el tiempo requerido para las diferentes vías del proceso.
Diseño de soluciones
• Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.
• Identificar las organizaciones que será afectadas por los cambios propuesto.
Aplicaciones de soluciones:
• Explicar otros el proceso actual y la solución propuesta.
• Superar la resistencia al cambio demostrando cómo los cambios propuestos simplificarán el proceso.
Control (retener las Ganancias):
• Revisar y establecer controles y monotorías al proceso.
• Auditar el proceso periódicamente para asegurar que están siguiendo los nuevos procedimientos.
• Entrenar a nuevos empleados.
¿Cómo se Utiliza?
La metodología para prepara un Diagrama de Flujo es;
1. PROPÓSITO: analizar como se pretende utilizar el Diagrama de Flujo. Exhibir esta hoja en el pared y consultarla en cualquier momento para verificar que se Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se pretende.
2. DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO.
3. DEFINIR LOS LIMITES: después de establecer los límites del proceso, enumerar los resultados y los clientes en el extremo derecho del diagrama.
4. UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS: utilizando los símbolos apropiados para el Diagrama de Flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el diagrama.
5. HACER PREGUNTAS: para cada input, haga preguntas como:
o ¿Quién recibe el input?
o ¿Qué es lo primero que se hace con el input?
1. DOCUMENTAR: cada paso en la secuencia, empezando con el primer (ó último) paso. Para cada paso, hacer preguntas como:
o ¿Qué produce este paso?
o ¿Quién recibe este resultado?
o ¿Qué pasa después?
o ¿Alguno de los pasos requiere de inputs que actualmente no se muestran?
1. COMPLETAR: continuar la construcción del Diagrama de Flujo hasta que se conecte todos los resultados (outputs) definidos en el extremo derecho del diagrama. Si se encuentra un segmento del proceso que es extraña para todos en el salón, se deberá tomar nota y continuar haciendo el diagrama.
2. REVISIÓN: Preguntar:
o ¿Todos los flujos de información encajan en los inputs y outputs del proceso?
o ¿El Diagrama muestra la naturaleza serial y paralela de los pasos?
o ¿El Diagrama capta de forma exacta lo que realmente ocurrió, a diferencia de la forma cómo se piensa que las cosas deberías pasar o como fueron diseñadas originalmente?
1. DETERMINAR OPORTUNIDADES
Nota: El Diagrama de flujo final deberá actuar como un registrode cómo el proceso actual realmente opera. Indicar la fecha.
Aunque hay literalmente docenas de símbolos especializadas utilizados para hacer Diagrama de Flujos, se utiliza con más frecuencia los siguientes:
Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar"
Las "líneas de flujos" son utilizadas para representar el progreso de los pasos en la secuencia. La punta de la fecha indica la dirección del flujo del proceso.
Otros dos símbolos que no son utilizados tan comúnmente y que pueden ser útiles son:
El "Símbolo del documento" representa la información escrita pertinente al proceso.
El "Símbolo de la Base de Datos" representa información almacenada electrónicamente con respecto al proceso
Consejos para la construcción / Interpretación:
Si un Diagrama de Flujo se construye de forma apropiada y refleja el proceso de la forma que realmente opera, todos los miembros del equipo poseerán un conocimiento común, exacto del funcionamiento del proceso. Adicionalmente, el equipo no necesita invertir el tiempo y la energía en observar el proceso físicamente cada vez que se quiera identificar problemas para trabajar, discutir teorías sobre las causas principales, examinar el impacto de las soluciones propuestas o discutir las formas para mantener las mejoras.
Los Diagramas de Flujo pueden ayudar a un equipo en su tarea de diagnóstico para lograr mejoras. Uno de sus usos es el de ayudar a un equipo a generar teorías sobre las posibles causas principales de un problema. El Diagrama de Flujo se dibuja en una pared de la sala de reuniones. El equipo que investiga un problema redacta una descripción del problema en un pedazo pequeño del papel y lo pega en el Diagramas de Flujo en el punto, en el proceso donde el problema se ha detectado. El equipo luego discute cada uno de los pasos en el proceso antes del punto donde el problema se ha detectado, y produce teorías sobre las cosas que podrían salir mal en el paso del proceso de forma sistemática a medida que producen teorías sobre las posibles causas principales del problema.
Otro uso de un Diagramas de Flujo es el de ayudar a un equipo a identificar las formas apropiadas para separar los datos para su análisis. Por ejemplo, considérese el problema de analizar los tiempos de reparación. Una rápida revisión del Diagramas de Flujo puede sugerir un número de grupos posibles que pueden explicar el tiempo que se necesita para hacer reparación.
Relación con otras herramientas:
Los Diagramas de Flujo de procesos generalmente se relacionan con:
• Mapa de Relaciones
• Mapa de Proceso Interfuncional (Cross-Funcional)
Diccionario de datos
Los diccionarios de datos son el segundo componente del análisis del flujo de datos. En sí mismos los diagramas de flujo de datos no describen por completo el objeto de la investigación. El diccionario de datos proporciona información adicional sobre el sistema. Esta sección analiza que es un diccionario de datos, por qué se necesita en el análisis de flujo de datos y como desarrollarlo. Se utilizará el ejemplo del sistema de contabilidad para describir los diccionarios de datos.
Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los elementos principales en un sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de datos, el almacenamiento de datos y los procesos. El diccionario de datos almacena detalles y descripciones de estos elementos.
Si los analistas desean conocer cuántos caracteres hay en un dato, con qué otros nombres se le conoce en el sistema, o en donde se utilizan dentro del sistema deben ser capaces de encontrar las respuesta en un diccionario de datos desarrollado apropiadamente.
El diccionario de dato se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y ayuda el analista involucrado en la determinación de los requerimientos de sistemas. Sin embargo, como se verá más adelante, también el contenido del diccionario de datos se utiliza durante el diseño del sistema.
En informática, base de datos acerca de la terminología que se utilizará en un sistema de información. Para comprender mejor el significado de un diccionario de datos, puede considerarse su contenido como "datos acerca de los datos"; es decir, descripciones de todos los demás objetos (archivos, programas, informes, sinónimos...) existentes en el sistema. Un diccionario de datos almacena la totalidad de los diversos esquemas y especificaciones de archivos, así como sus ubicaciones. Si es completo incluye también información acerca de qué programas utilizan qué datos, y qué usuarios están interesados en unos u otros informes. Por lo general, el diccionario de datos está integrado en el sistema de información que describe.
Descripción de los Datos en el Diccionario
Cada entrada en el diccionario de dato consiste en un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o producidos en el sistema. Cada articulo se identifica por un nombre de dato, descripción, sinónimo y longitud de campo y tiene valores específicos que se permiten para éste en el sistema estudiado.
Nombre de los Datos
Para distinguir un dato de otro, los analista les asigna nombre significativos que se utilizan para tener una referencia de cada elemento a través del proceso total de desarrollo de sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para seleccionar, en forma significativa y entendible, los nombres de los datos, por ejemplo la fecha de factura es más significativa si se llama FECHA FACTURA que si se le conoce como ABCXXX.
Descripción de los Datos
Establece brevemente lo que representa el dato en el sistema; por ejemplo, la descripción para FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se está preparando la misma (para distinguirla de la fecha en la que se envió por correo o se recibió.
Las descripciones de datos se deben escribir suponiendo que a gente que los lea no conoce nada en relación del sistema. Deben evitarse termino especiales o argot, todas las palabras deben se entendible para el lector
Alias
Con frecuencia el mismo dato puede conocerse con diferentes nombres, dependiendo de quien lo utilice. El uso de los alias deben evitar confusión. Un diccionario de dato significativo incluirá todos los alias.
Longitud de campo
Cuando las característica del diseño del sistema se ejecuten más tarde en el proceso de desarrollo del sistemas, será importante conocer la cantidad de espacio que necesita para cada dato.
Valores de los datos
En algunos proceso solo se permiten valores de datos específicos. Por ejemplo, en muchas compañías con frecuencia los números de orden de compra se proporcionan con un prefijo de una letra para indicar el departamento del origen.
Registro de las descripciones de datos
Dadas que las descripciones se utilizarán en forma repetitiva a través de una información y después, durante el diseño, se sugiere un formato fácil para utilizar que simplifique el registro y los detalles de consulta cuando se necesiten.